韶山组织聚会的专业机构，韶山学校同学聚会方案

                   湖南似水流年韶山同学聚会策划：133  1731  1540

在高中毕业的时候，学校没有组织毕业典礼，同学们都没有手机，大多数同学家里连座机也没有，信息匮乏，寻人不易。

后来，通过校友录、人人网、 qq群、群，才逐步联系到40多个人。有相当一部分同学至今音讯全无，相当遗憾。

聚会之后，同学们热情未减，纷纷将聚会照片发布在朋友圈，我根据同学们对东北香瓜的热爱写了一篇《20周年同学会上，他偷偷藏了一个香瓜！》。

乡愁，相聚，一时间成了很多同学群的共鸣。有一些朋友说也要组织同学会，让我分享一下经验，那我就将同学会的筹备工作整理一下，希望对组织同学会工作能有所助益。

一、首先确定时间、地点和主题。

时间、地点和主题确定之后，才能组织大多数同学报名，毕业多年，大家分布在全国各地，有的甚至在国外，至少提前一个月确定时间和地点，方便大家报名、订票。

聚会要有主题，名不正则言不顺。像参加毕业20周年聚会，听起来就很有纪念意义！我们这次聚会是6月初定的时间地点，第一次到住地现场考察是6月14日，第二次踩点是6月22日，正式聚会是7月6日-8日，实际上筹备时间只有一个月。

二、组织强有力的组委会。

聚会事情相当繁琐，至少需要有六七位意见领袖担当组委会成员，做好分工合作。这样才能号召更多的同学参加，把本次组织工作做好。

本次聚会是由部分同学建议，班长拍板，北京同学负责落地组织接待。整套筹备工作分工进行，同时推进，确保在有限的时间内做好相关筹备工作。

日程表和名单，每位同学均要知晓。

三、服装及宣传品的准备。

“廿念不忘，二九有你”是本次聚会的Solgen，由本班的美术人才设计成了T恤衫的图案。根据在北京聚会的特点，融合榆树实验中学的元素，数易其稿，才确定了这样的VI标识

设计完毕，由负责服装的同学联系厂家定制，负责服装的同学一一私信报名的同学，确定身材型号，在聚会前一周下厂印刷。为防止有人空降参加，服装的印制有10件左右的富裕。

当然不是每个班都有美术人才，如果定制服装，也可以请厂家设计，提供文字和图片即可，总之要有统一服装，才有仪式感。

为了营造气氛，红色条幅，背板设计也都不可少。统一VI，在视觉上打造出来，让参加同学会的同学，有现场体验，迅速进入聚会状态。忘记自己是总经理还是公务员，是工人还是农民，统统把身份转换到学生角色上来。

四、纪念品准备。

纪念品在同学聚会上必不可少，而究竟要做什么，是个很费脑筋的事。在聚会前期，北京的同学就决定给外地来参会的同学准备特产一份。御食园和红螺食品是首选，由专人负责购买，打包分类，作为纪念品之一。

所有同学的纪念品选择均是独一无二的东西，定制每个同学专属礼物。比如赠送给张三同学的书法作品，封面签名是张三亲启，内文是张三雅正。定制专属纪念车票，票面名称也是张三。纪念品体积小，纪念意义大。

还配备了具有北京特色的故宫纪念包，每个人发了一条毛巾和一件雨衣。这是根据天气和居住条件来决定的，加床多，容易找不到洗漱工具，自己准备，会节约很多协调时间。

北京正是雨季，雨衣也是个必备品。另外还分发了怀旧日记本和笔，以及信纸，希望大家写点感悟留念。

在以前组织同学聚会时，还定制过杯子+笔+U 盘的套装，统一设计，标识统一，成为独一无二的专属纪念品。

五、接送站安排。

指定专人整理大家到达和离开时间，列出详细的接送站安排，统一协调时间，上下车时间不超过1个小时的，编成一组人接送。

六、餐饮及物资准备。

组委会指定专人负责餐饮准备，住地包间需要提前一周预定，预定之后还要点餐，准备酒水等。这些工作都提前预备好，预定好的房间要根据人数适当调整。

在住地提前准备好饮用水，瓶装桶装都要有，茶叶，纸杯，水果盘，水果，水果刀，烧水壶等。本次聚会还带上了挂烫机、吹风机，配置化妆间，确保大家美美哒！安排专人做好会务服务，同学志愿主动承担。

在餐饮准备上，涉及同学到达时间不同的餐饮安排。饭点到达的餐厅吃，半夜到达的点外卖。送机送车站、机场来不及吃饭的，安排就地吃饭，总之力争大家都吃好。

七、现场仪式感的打造。

签到仪式要正式，有签到台，鲜花、礼品，专人拍照，场景提前布置好。与美女合影，与帅哥合影，随意组合合影，各种摆拍。等同学全部到齐之后，请专业摄影师拍照留念。

很多同学参加完这个20周年聚会，纷纷说补充了20多年的遗憾，当年毕业没有仪式感，如今似乎找回了很多东西。

开一场正式的班会，班长喊起立，唱真心英雄。主持人念主持词，回顾20年来的点点滴滴，同学自主发言谈感想，惊人之语爆棚。

八、娱乐与安全

俗话说，人生四大喜：久旱逢甘雨，他乡遇故知，洞房花烛夜，金榜题名时。人生四大铁：一起同过窗，一起扛过枪，一起嫖过娼（不提倡），一起分过赃（不提倡）。在同学聚会上，这四大喜、四大铁都占好几项，想让大家平静淡定那是不可能的。玩玩真心话大冒险，打牌，喝酒，抱头痛哭，调侃谁暗恋谁，这都无可厚非。

可同学聚会最重要的一条就是安全，现在媒体经常报道，多少年同学聚会，喝死一个人，全班担责；同学聚会突发心梗同学看热闹。每每看到这样的新闻，都十分令人痛心。

因此本次聚会专门组织了安全员，负责掌管宿舍钥匙，监督喝酒现场有无过量，外出活动看着同学的包及物品。

此外，还为每个同学强制购买了意外险，力争把所有安全隐患都排除。确保开心玩乐没有安全隐患。愉快的来，高兴的去，才有可能下次再相聚。

九、财务收支公开透明。

天下没有不散的宴席，短暂的三天相聚之后，转眼就各奔东西。同时也要计算账目，AA制之后要多退少补。

有时候，组织同学会人数不多，基本AA制到底，不分项计算。

而对于这种人数接近30人，每个人行程都不同的，还是分项计算比较合理。比如住宿1天的，就分摊1天的钱，吃午餐的就分担午餐的钱。确定好每个单项的数量和价格，再分摊每个人的支出。这样较为合理，不足之处是财务人员压力大些。

餐饮费、服装费、纪念品费，住宿费等，有同学垫付的，要准备好凭证。付款截图，小票、账单，总之越清楚越好。

十、后续收尾工作。

收尾工作包括收、退尾款，照片及视频收集，视频制作，剩余物资的处置等。尾款是按照实际花销来定，多退少补，公开透明。

照片和视频收集的方法很多，比如传照片及视频到网盘，存到U盘给大家邮寄，QQ群下载等。总之目的是大家都看到彼此的照片及影像，每个人都把自己拍摄的作品分享，将美好的回忆保存起来。

剩余物资送人还是退货等，大家集体商议，以方便为宜。

上述十条说的是没有老师参加的情况下的同学聚会，如果回到老家，回到母校，还要邀请老师参加，就要加一些流程。

一、邀请老师要有专门的邀请函，如果占用学校教室，需要提前和老师沟通，准备场地音响等。

二、接待老师要准备好鲜花、礼品，流程里安排老师和同学发言的，要提前沟通，做好准备。

三、有些老师年龄大的，需要指定专人接送，照顾老师的安全，全程陪同，保证安全。

如何办一场有情怀的同学会？上述说的只是同学会的物料准备，运用到其他会议上依然一样。

真正的情怀都在每一位同学的心中。愿意参加同学会的，大多都有和大家相见的欲望，而从来不和同学联系的，或许自己的苦衷，参加与否，不必强求。

曾经的同窗，再次相见，他乡遇故知，说说知心话，来一场没有功利的相聚，这就是情怀。把准备工作尽量做到细致、周到，这也是情怀！