长沙会议接待场地管理
场地分类：
酒店类：可接纳来宾入住，可提供宴会厅（可搭建大型舞台） 、会议厅、贵宾室等
俱乐部类：可提供宴会厅（可搭建大型舞台）及特色娱乐服务
剧场类：有大型基础舞台，场地容量大
展览馆类：标准展览馆、会议中心等
其它类：有足够的面积、适当的限高、足额的电量，可搭建大型舞台并设置AV灯光系统
场地排查：
场地名称 地址 负责人姓名/职务/联系方式
场地拍照：外景、入口处、停车场、大堂、通道、水牌、签到处预想位置、主会场
（舞台、座席区、桌椅、讲台）、宴会厅（舞台、座席区、桌椅、讲台）、VIP室、
化妆间、VIP通道、会议室
各厅日租金 充许施工时间 订金方式
场地位置图 周边图
整体平面图 分层整体平面图 主会场/宴会厅/会议室/VIP室平面尺寸图及限高 主会场/宴会厅电量限制
场地勘测：
路线：一般来宾入场路线 贵宾通道路线 停车场至主会场路线 会场至宴会厅路线化妆室至舞台路线
水牌：各条路线设置水牌的位置 水牌尺寸（黑白＆彩色）
条幅、易拉宝、POP等广告物位置及可实施尺寸及形式
停车场预留车位数量及位置
主会场、分会场、宴会会场：舞台位置、适用规格及高度、场灯控制系统、现场遮光系统、回音强弱、AV操控台位置预想、AV灯光系统架设预想、电源输出位置
专访室：形象背板位置预想、装饰预想、电源形式及位置
演员化妆室：桌椅 衣架 化妆镜 换装区 电源形式及电量
VIP室：装饰预想、电源形式及电量
施工入场路线（对制作物、展品搬入所要经过的各门、通道、电梯等进行搬入可行性评估，如需破拆，应及时与场地方沟通）
搭建商管理：
一、场地勘察全程参加，并对每一项实施地点进行测量与拍照。
二、实施效果图及制作施工图第一时间发送搭建商，由其进行实施评估，并沟通实施重点及难点。
三、搭建商需对重点制作物说明实施办法、材质、工艺，并对全部制作物提供材料小样，同时说明工艺。
四、搭建商需在效果图终稿后提交制作进度表，明确制作周期、预搭时间、施工耗时、运输周期、仓储、防雨（水）、安全保障及报价等信息。
五、项目经理需现场观看预搭，并明确修改意见。
六、明确易损物的备份数量。
七、提示提供足够的施工辅料（例：地膜、展毯、胶带、防雨布、照明灯……）
八、建立随时向我方提供新材料使用方案的机制。
演出供应商/演员个人管理：
供应商招募、演员招募管理：
告知项目概况（展览演出 会议演出 晚会演出 公益演出 户外演出……）
明确告知项目执行周期（面试预计时间 确认预计时间 彩排周期 活动现场周期）
明确告知预算（价格原则、加班费原则、差旅/住宿原则、报销原则）
明确告知付款方式（支票＆现金、预付＆结束后N日内、服务业发票＆无发票）
明确告知演员要求（性别、身高、年龄、特长、节目类型、经验要求、语言要求）
演出供应商提案管理：
按模版提供演职人员提案PPT
提供以往演出视频资料
确保提案人员符合预算范围、身体健康，无条件参加面试、彩排、约定时间内的演出、因需要而进行的加班演员因个人原因或其它活动，而有可能影响到临时性加班的，需于提案时一并说明。
摄影摄像供应商：
事项告知：
一、活动时间、地点、周期
二、活动性质、规模、参会人员构成及人数
三、活动流程及重点环节
四、建议使用的器材
五、特珠要求（是否有大合影、是否需要拍摄重点人物）
六、发送活动流程及台本
七、列明必拍事项（大环境、来宾入场、开场/致辞/揭幕/表演/互动/QA、用餐、我方人员工作照、彩排工作照、客户工作照、演职人员工作照、现场各装饰效果、现场灯光效果、现场视频效果……）
人员派遣公司/服务人员管理
供应商招募、服务人员招募管理：
告知项目概况（展览演出、会议演出、晚会演出、公益演出、户外演出……）
明确告知项目执行周期（面试预计时间 确认预计时间 彩排周期 活动现场周期）
明确告知预算（价格原则、加班费原则、差旅/住宿原则、报销原则）
明确告知付款方式（支票＆现金、预付＆结束后N日内、服务业发票＆无票）
明确告知演员要求（性别、身高、年龄、专业、经验、语言要求）
演出供应商提案管理：
按模版提供服务人员提案PPT
确保提案人员符合预算范围、身体健康，无条件参加面试、彩排、约定时间内的工作、因需要而进行的加班。
服务人员者因个人原因或其它活动，而有可能影响到临时性加班的，需于提案时一并说明。
化妆、发型供应商/个人管理
要求告知：
告知项目概况（项目时间、演职人员情况）
告知时间要求（效果图提供时间注：适用于彩绘及发型、带妆彩排时间、演出时间）
流程告知（1.效果图提供，2. 签约/预付款，3.带妆彩排，4.正式活动，5.尾款支付）
要素告知（客户要求、风格、客户预想、服装情况、现场预留化妆时间）
沟通事项：
现场预留化妆时间是否可完成全部工作（时间与人数的配合）
化妆室面积
化妆/发型师与服装师的配合
补妆原则
演员防汗预案
现场化妆流程（适用于短时间内完成大量演员化妆及造型或演员分批次出场）
艺人经济公司/艺人管理：
艺人招募管理：
告知项目概况（展览演出、会议演出、晚会演出、公益演出、户外演出……）
明确告知项目执行周期（合同确认预计时间、彩排周期、活动现场周期）
明确告知预算（价格原则、差旅/住宿原则、报销原则）
明确告知参与环节（全程参与、环节参与、是否发言或演出、出现名义……）
与艺人经济公司/艺人确认：
讨论付款方式（支票＆现金、预付＆结束后N日内、服务业发票＆无票）
是否提供交通、住宿、特别接待
交通相关
航班信息：起飞城市及时间 到达城市及时间
机场相关：是否需要贵宾通道及接待
车辆信息：是否需要专车服务 专车型号有无特殊要求
住宿相关
星级 地域 无烟楼层 套房 无烟房 迷你吧 鲜花 水果 morning call 随行者住宿要求 安保要求 保密要求 特殊服务
餐饮相关
禁忌食品 必备食品 禁忌饮料 必备饮料 特殊要求
其它信息
接口人联络方式（姓名、手机） 紧急联络方式 是否需提供随身翻译 是否需24小时贴身服务/保镖服务 个人喜好/禁忌 特殊要求
参会相关
单独休息室/卫生间 专用通道 保安/保镖/保密 演出器材要求（AV灯光）
服装供应商管理
要求告知：
告知项目概况（项目时间、着装人员/职责）
告知时间要求（料样提供时间、效果图提供时间、样衣提供时间、试衣提供时间、成品提供时间）
流程告知（1.效果图提供，2.面料小样提供，3.样衣提供，4.签约/预付款，5.成品提供，6.尾款支付。注：酌情增加或删减）
要素告知（客户要求、风格、主色调、客户预想、制作范围、主/辅料要求）
制作范围
套装 上衣 裤子 裙子 内衣 帽子 手套 鞋 配饰（首饰、丝巾、腰带、领花、领带、手包/提包/旅行箱）注：酌情增加或删减
资料提供
初始级（适用于一般工作人员）
姓名 性别 身高 体重 衬衫号 夹克号 腰围 裤长 鞋码，注：酌情增加或删减
一般级（适用于一般演职人员）
姓名 性别 身高 体重 三围 裤长 鞋码
注：酌情增加或删减
